Urlaubsübergabe: 23 Tipps für eine reibungslose Abwesenheit

Fahren Sie bald in den Urlaub? Freuen Sie sich auf eine Zeit der Entspannung? Diese kleine Auszeit ist Ihnen mehr als gegönnt. Doch bevor Sie sich erholen können, wartet noch eine wichtige Aufgabe auf Sie: die sorgfältige Urlaubsübergabe.

Eine gute Urlaubsübergabe dient dazu, dass Ihre Kollegen Sie bestens vertreten können und dass während Ihrer Abwesenheit möglichst wenig liegen bleibt. Auf der anderen Seite können Sie so dafür sorgen, dass Sie nach Ihrer Rückkehr nicht dem Post-Holiday-Syndrom verfallen und der Arbeitsalltag Sie zu schnell wieder einholt.

Ganz gleich, ob Sie in der IT, im Vertrieb, im Marketing oder in der Verwaltung arbeiten: Die folgenden Tipps helfen Ihnen, Ihre Abwesenheit derart zu organisieren, dass bei Ihrer Urlaubsvertretung keine Unsicherheiten oder Engpässe entstehen. Zudem erfahren Sie, wie Sie nach Ihrem Urlaub optimal wieder einsteigen können.
 

1. Übergabe rechtzeitig planen

Beginnen Sie mindestens zwei bis drei Wochen vor Ihrer Abwesenheit mit der Vorbereitung der Urlaubsübergabe. Durch diesen Vorlauf bleibt Ihnen ausreichend Zeit, um alle Aufgaben zu ordnen, offene Punkte zu klären und potenzielle Komplikationen frühzeitig zu erkennen. Besonders bei komplexen Projekten oder herausfordernden Aufgabengebieten ist eine frühzeitige Planung extrem wichtig.
 

2. Abwesenheit klar kommunizieren

Teilen Sie Ihrem Team, Ihren Vorgesetzten und allen relevanten Geschäftspartnern mit, wann und wie lange Sie nicht erreichbar sind. Diese Transparenz beugt Missverständnissen vor und ermöglicht es allen Beteiligten, sich auf Ihre Abwesenheit einzustellen. Dementsprechend können Fragen in Ruhe geklärt und wichtige Tasks noch bearbeitet werden.
 

3. Geeignete Vertretung bestimmen

Nicht jede Person ist für jede Aufgabe geeignet. Wählen Sie Ihre Urlaubsvertretung daher mit Bedacht aus. Idealerweise ist diese bereits in Ihr Aufgabengebiet eingearbeitet oder verfügt über die notwendigen Kenntnisse. Wichtig: Ihre Vertretung sollte rechtzeitig darüber informiert werden, dass Sie Ihre Tätigkeiten (teilweise) übernehmen soll.
 

4. Aufgaben priorisieren

Eine gute Dokumentation erspart Ihrer Vertretung viel Zeit und Mühe! Erstellen Sie deshalb eine vollständige Übersicht über alle laufenden Projekte und Aufgaben, die Ihre Urlaubsvertretung zu übernehmen hat. Fassen Sie wichtige Informationen zusammen und erstellen Sie gegebenenfalls eine Aufgabenliste mit Prioritäten.
 

5. Zugriffe einrichten

Ohne Zugang zu wichtigen Informationen und relevanter Hard- und Software kann Ihre Vertretung Ihre Aufgaben kaum erfüllen. Stellen Sie sicher, dass Passwörter, Logins, Dateien und Systeme leicht zugänglich sind. Sprechen Sie sich mit Ihren IT- und Datenschutzbeauftragten ab, wie Sie alles sicher übergeben können.
 

6. Abwesenheitsnotiz einrichten

Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mails mit einer Abwesenheitsnotiz zu versehen. Geben Sie darin den Zeitraum Ihrer Abwesenheit und die Kontaktdaten Ihrer Vertretung an. So wissen interne Mitarbeiter und externe Partner sofort, an wen sie sich wenden können.
 

7. Telefon-Weiterleitung einrichten

Damit wichtige Anrufe nicht verloren gehen, sollten Sie eine Rufumleitung einrichten - nicht auf Ihr Firmenhandy, sondern auf den Anschluss Ihrer Urlaubsvertretung. Hinterlassen Sie außerdem eine Nachricht auf Ihrem Anrufbeantworter, in der Sie den Namen Ihrer Vertretung und die Kontaktdaten nennen.
 

8. Wichtige Informationen bereitstellen

Geben Sie der Person, die Ihre Aufgaben während Ihres Urlaubs übernimmt, alle wichtigen Daten (Telefonnummer, E-Mail etc.)  - zum Beispiel von Top-Kunden und Notfall-Hotlines. Dies ist besonders im Kundenservice und in der Projektleitung essenziell.
 

9. Persönliches Übergabegespräch

Nehmen Sie sich Zeit für ein persönliches Übergabegespräch mit Ihrer Urlaubsvertretung, Ihrem Team und Ihren Vorgesetzten. So lassen sich Fragen klären, komplexe Aufgaben erläutern und Missverständnisse vermeiden. Zudem ist dies eine gute Gelegenheit, offene „Baustellen“ zu identifizieren und diese vor Ihrer Abwesenheit bestmöglich noch zu schließen.
 

10. Rückübergabe organisieren

Planen Sie einen festen Termin für die Übergabe Ihrer Aufgaben ein. Denken Sie auch hier an einen Puffer. Idealerweise übernehmen Sie alle Projekte erst ein bis zwei Tage nach Ihrer Rückkehr, damit Sie vorher noch in Ruhe alle wichtigen E-Mails lesen und dringende Dinge erledigen können.
 

11. Kalender aktualisieren

Tragen Sie sämtliche relevanten Termine in einen Kalender ein, auf den Ihre Vertretung und andere Beteiligte Zugriff haben. Markieren Sie die Tasks, die delegiert wurden. So behalten Ihre Kollegen den Überblick über die Deadlines. Notieren Sie zudem genau, welche Aufgaben während Ihrer Abwesenheit zwingend erledigt werden müssen.
 

12. Prozessbeschreibungen bereitstellen

Gibt es bestimmte Arbeitsabläufe oder Tools, die Ihre Vertretung nicht kennt? Dokumentieren Sie diese in einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Das erleichtert die Einarbeitung. Wichtig: Legen Sie die Erläuterungen in einem Server-Ordner oder in einer Applikation ab, auf die alle relevanten Personen wirklich Zugriff haben.
 

13. Notfallplan definieren

Unvorhergesehene Situationen können jederzeit eintreten. Geben Sie daher Ihrem direkten Vertreter und anderen Kollegen klare Anweisungen, wie in solchen Fällen vorzugehen ist. Erstellen Sie auch hierfür eine Prozessbeschreibung und fügen Sie Kontaktdaten hinzu - zum Beispiel von externen Support-Dienstleistern.
 

14. Arbeitsplatz aufräumen

Ein ordentlicher und gut strukturierter Arbeitsplatz ist nicht nur ein Zeichen von Professionalität. Er ist ebenso eine wertvolle Hilfe für Ihre Vertretung während Ihrer Abwesenheit. Somit gilt: Entfernen Sie unnötige Unterlagen, sortieren Sie relevante Dokumente übersichtlich und hinterlassen Sie eine klare Ordnung – sei es am Schreibtisch oder im digitalen Arbeitsbereich.
 

15. Offizielle Verabschiedung

Verlassen Sie nicht einfach das Büro oder Ihren Arbeitsplatz! Gehen Sie zu Ihrer Urlaubsvertretung, Ihren Teammitgliedern und Ihrem Vorgesetzten, um persönlich mitzuteilen, dass Sie nun Ihren Urlaub antreten und alle Dinge geregelt sind. So weiß jeder, dass Sie nun offiziell Ihre „Auszeit“ antreten. 

16. Offizielle Rückmeldung

An Ihrem ersten Tag nach Ihrem Urlaub sollten Sie sich bei Ihrer Vertretung, Ihrem Team und Ihrem Vorgesetzten melden - falls Sie sich nicht sehen. Damit zeigen Sie, dass Sie zurück sind und Ihren Job zügig wieder aufnehmen werden.
 

17. Wertschätzung zeigen

Bedanken Sie sich persönlich bei Ihrer Urlaubsvertretung. Wenn Sie möchten, können Sie auch ein kleines Urlaubsgeschenk oder eine andere Geste der Anerkennung überreichen. Das stärkt die zwischenmenschlichen Beziehungen.
 

18. Feedback einholen

Nach Ihrer Rückkehr sollten Sie Ihre Vertretung und Ihre Kollegen um Feedback bitten. Was hat in Ihrer Abwesenheit gut funktioniert? Wo gab es Herausforderungen? Notieren Sie sich alle Punkte und lernen Sie daraus, um Ihre Übergabeprozesse für zukünftige Urlaube kontinuierlich zu verbessern.
 

19. Arbeit aufnehmen

Übernehmen Sie Ihre Aufgaben so schnell wie möglich wieder selbst, um Ihre Vertretung zu entlasten. Das zeigt nicht nur Respekt, sondern stellt auch den normalen Betriebsablauf wieder her. Übertreiben Sie es aber nicht, sonst verpufft der Erholungseffekt in wenigen Stunden oder Tagen.
 

23. Geschäftskontakte informieren

Besonders bei langjährigen oder wichtigen Kontakten ist es sinnvoll, nach dem Urlaub persönlich oder per E-Mail Ihre Rückkehr mitzuteilen. So signalisieren Sie Verlässlichkeit und zeigen Präsenz. Unter Umständen ergeben sich so neue Projekte.
 

Die Checkliste für Ihre Urlaubsübergabe

Wir haben für Sie eine Checkliste zusammengestellt, welche Sie bei Ihrer Urlaubsübergabe durchgehen können: 

Checkliste Urlaubsübergabe

Fazit

Eine durchdachte Urlaubsübergabe ist mehr als eine organisatorische Pflicht. Sie ist ein Zeichen von Professionalität und Kollegialität. Denn die Kombination aus frühzeitiger Planung, klarer Kommunikation und umfassender Dokumentation sorgt dafür, dass Ihre Urlaubsvertretung und Ihr Team bestens vorbereitet sind. Gleichzeitig sichern Sie sich selbst einen entspannten Wiedereinstieg nach der Rückkehr. Und nun: Erholen Sie sich gut!

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