So werden Ihre Meetings kürzer und effizienter

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Mit unseren Ratschlägen gestalten Sie zukünftig Ihre Meetings so, dass Sie keine Zeitfresser werden. Und dass alle Beteiligten zufriedener sind, mehr Input erhalten und sich zudem der Output steigert.

Die Meeting-(Un)Kultur frisst viel Arbeitszeit

Die Digitalisierung schreitet voran, Collaboration-Tools wie Slack oder Microsoft Teams kommen in Unternehmen zunehmend zum Einsatz. Trotzdem gibt es noch immer unzählige Meetings. Nicht nur das. Wie eine Studie der Hochschule Augsburg 2019 herausfand, hat die Anzahl an Meetings im Vergleich zu einer Erhebung im Jahr 2015 zugenommen. Damit stieg auch der Meeting-Frust der Befragten. 

Laut der Studie wünschen sich 66 Prozent effizientere Meetings, 35 Prozent kürzere und 20 Prozent weniger Besprechungen.

Anteil der Meetings an der Arbeitszeit – Vergleich 2015 und 2018 (Quelle: Hochschule Augsburg)

Die Corona-Pandemie hat zwar die Anzahl der Face-to-Face-Meetings deutlich reduziert, trotzdem wird nicht weniger besprochen. Ganz im Gegenteil: Das Arbeiten im Home Office und die damit verbundenen virtuellen Konferenzen über Skype, Zoom und dergleichen sorgen für noch mehr Abstimmungsbedarf.

Ob Angesicht zu Angesicht oder per Videobild: Ein Großteil der Meetings dauern viel zu lange und werden so belastend - das kennen Sie sicherlich. Dazu kommt, dass ein beträchtlicher Teil der Besprechungen zu wenig Output erbringt und somit ineffizient ausfällt. Diese Zeitkiller gilt es zu beseitigen.
 

16 Tipps für bessere Meetings

Es gibt verschiedene Ansätze, wie Sie und Ihre Kollegen Ihre Meetings besser gestalten können. Nutzen Sie so viele Maßnahmen wie möglich, um Zeit zu sparen, Ihren Meeting-Frust zu senken und zugleich die Effizienz zu steigern.

Diese Maßnahmen haben sich bewährt:

Keine Meetings veranstalten

Die simpelste Maßnahme ist: Veranstalten Sie kein Meeting. Überlegen Sie sich stets ganz genau, welchen Vorteil Sie davon haben, wenn Sie sich mit mehreren Personen zusammensetzen, um ein Thema zu besprechen. Ist ein Meeting die beste Wahl, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen? Oder ließe sich das nicht besser per Mail, per Messenger oder mit einer Umfrage im Intranet erledigen?

Weniger ist mehr

Amazon-Gründer Jeff Bezos hat eine goldene Meeting-Regel: Es darf pro Treffen - sinnbildlich - nur zwei Pizzen geben, alle Anwesenden müssen davon satt werden. Was er damit meint, ist klar: Laden Sie so wenig Teilnehmer wie möglich ein. Weniger ist mehr.

Setzen Sie klare Ziele fest

Warum möchten Sie ein Meeting abhalten? Was sind die Themen, die Sie besprechen müssen? Was ist das Ziel, das Ergebnis, das es am Ende geben muss?

Ein Meeting ohne Ergebnis ist ein schlechtes Meeting. Deswegen sollten Sie die Besprechung nur beenden, wenn mindestens ein wichtiges Ziel erreicht wurde. Reicht die Zeit dafür nicht aus? Dann drängen Sie auf eine Entscheidung oder zumindest auf einen Kompromiss. Und setzen Sie mehrere der hier genannten Maßnahmen ein, um “Zeit- und Entscheidungsfresser” zu tilgen.

So kurz wie möglich

Viele Terminplanungssysteme schlagen für Meetings vordefinierte Zeiträume vor - deswegen sind die meisten Einladungen eine halbe oder ganze Stunde lang. Brauchen Sie wirklich so viel Zeit? Können Sie Ihr Thema nicht in zehn oder 20 Minuten besprechen? Höchstwahrscheinlich schon.

Reduzieren Sie die anberaumte Zeit so weit wie möglich. Wenn Ihre Kollegen wissen, dass das Meeting nur zehn Minuten dauert, gehen sie mit einer anderen Erwartungshaltung und Vorbereitung rein, als wenn sie eine ganze Stunde im Kalender blocken müssen.

Die agile Entwicklung zeigt, dass diese künstliche Zeit-Verknappung funktioniert: Daily Scrum Meetings sind standardmäßig lediglich 15 Minuten lang. Der Scrum Master achtet penibel darauf, dass sein Team nicht überzieht.

Konkrete Einladung

“Marketing-Meeting”: Das ist ein typischer Betreff einer Einladung. Mehr Informationen gibt es nicht. Ein Fehler!

Besser ist:

  • Formulieren Sie eine aussagekräftige Mails wie “Marketing-Meeting, Thema: Quartalszahlen, WICHTIG!”.
  • Nennen Sie in der Beschreibung Tagespunkte und die Ziele des Treffens. 
  • Fügen Sie Dokumente an, welche die Kollegen vor dem Meeting lesen sollten, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
  • Verteilen Sie Aufgaben wie “Susanne, bitte bringe die Quartalszahlen des letzten Jahres mit”, “Alexander, bitte stelle fünf Minuten lang deine Konkurrenzanalyse vor.”

Bereiten Sie sich vor

Wenn Sie zu einem Meeting einladen, sollten Sie dafür alle benötigten Zahlen und Fakten parat haben. Ebenso die benötigte “Hardware” wie ein Notebook, einen Videoprojektor oder die Ausdrucke der Quartalszahlen.

Check, check

Notebooks, die sich während eines Meetings wegen eines leeren Akkus abschalten; ein Beamer, der nicht läuft; ein Video, das nicht startet. All das haben Sie sicherlich selbst schon erlebt. Derlei Situationen sind peinlich und störend zugleich.

Führen Sie deshalb vorher einen genauen Technik-Check durch, besonders wenn Sie “skypen”. Ein “Hallo, hallo, könnt ihr mich hören?” ist zu vermeiden.

Nur ein Thema pro Meeting

“Ach, wenn wir schon zusammensitzen, dann könnten wir auch noch über … reden”: Diesen Satz haben Sie sicherlich schon oft gehört oder vielleicht selbst gesagt. Klar, es klingt verlockend, das Zusammentreffen vieler Personen dazu zu nutzen, mehrere Themen auf einmal zu erledigen. Macht das wirklich Sinn?

Sind alle auf die weiteren Themen vorbereitet? Besitzen sie schon den nötigen Wissensstand? Fehlen eventuell wichtige Kollegen? Und haben die Anwesenden nach der letzten Besprechung überhaupt noch genügend Energie, um ein bis zwei weitere Themen zu besprechen?

Wenn Sie ein Meeting thematisch spontan erweitern, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Besprechung holprig, zäh und ineffizient wird. Das gilt es zu vermeiden.

Pünktlich loslegen

Frau Müller ist noch beim Rauchen, Kollege Meier steckt in einem anderen Meeting fest, und Schulz und Schmidt palavern über ihren Urlaub: Viel zu viele Meetings beginnen unpünktlich. Und damit wird einiges an Zeit verschenkt.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihr Meeting zur ausgemachten Uhrzeit starten. Nicht fünf Minuten und erst recht nicht zehn Minuten später. Fehlt ein Kollege - warum auch immer -, ist das sein Problem, nicht Ihres. Benötigen Sie jedoch genau den verspäteten Kollegen für Ihre Besprechung, dann sollten Sie kurzfristig die Reihenfolge der angedachten Meeting-Punkte anpassen.

Mit einem Knaller beginnen

Das Problem vieler Meetings ist, dass Sie scheinbar einer Spannungskurve folgen. Zuerst gibt es eine allgemeine Begrüßung, danach wird ausführlich der Grund des Meetings erklärt, um dann eine wichtige Botschaft (zum Beispiel die Quartalszahlen oder Software-Bugs) zu verkünden. Dieser Aufbau ist eigentlich gut und bewährt. 

Wenn Sie jedoch wenig Zeit haben, sollten Sie den Spannungsbogen weglassen und gleich mit der wichtigsten Message des Meetings beginnen. Mit diesem “Knaller” sorgen Sie für sofortige Aufmerksamkeit.

Kein Palaver

Es gibt Menschen, die hören sich gerne reden. Oder sie wissen nicht, was sie genau sagen möchten, und kommen deswegen zu keinem Punkt. Stoppen Sie solche Zeitdiebe und unterbrechen Sie sie! Weisen Sie sie freundlich, aber bestimmt darauf hin, dass sie bitte zum Kern ihrer Aussage kommen sollen.

Führen die ständigen Ermahnungen zu keinem Erfolg? Dann ergreifen Sie eine andere Maßnahme: Jeder Teilnehmer bekommt eine feste Redezeit zugeteilt.

Ablenkung verbannen

Wenn Sie sich mit Ihren Kollegen treffen, ist das kostbare Arbeitszeit. Achten Sie darauf, dass alle konzentriert mitdenken und mitarbeiten. Wenn jemand auf seinem Smartphone “herumspielt” oder mit seinem Nachbarn redet, müssen Sie die entsprechenden Personen ermahnen.

Den Kreislauf in Schwung bringen

Warum wurden bei der agilen Entwicklung Standup-Meetings etabliert? Weil man im Stehen wach und aufmerksam bleibt. Und weil langes Stehen unbequem sein kann. Das führt dazu, dass Besprechungen viel aktiver und kürzer ausfallen. Genau das möchten Sie ja erreichen.

Alles festhalten

Bestimmen Sie zu Beginn des Meetings mindestens einen Kollegen, der ein Meeting-Protokoll erstellt. Darin hat er alle Punkte der Besprechung wie auch alle wichtigen Daten und Fakten festzuhalten. 

Aufgaben verteilen

Selbst schnelle und effiziente Meetings können “verpuffen”, weil die besprochenen Maßnahmen im Sand verlaufen. Warum? Weil es nach den Meetings keine konkreten Handlungsaufforderungen gab.

Machen Sie es besser! Verteilen Sie zum Ende einer Besprechung klar und deutlich Aufgaben. Sagen Sie nicht “Jemand müsste Fehler 34 der Bug-Liste beheben”, sondern: “Jan, bitte behebe bis morgen Nachmittag den Fehler 34. Sage danach Marc Bescheid, er soll das Frontend erneut testen.”

Zusammenfassung schreiben

Mit dem Ende des Meetings ist Ihre Arbeit nicht getan. Lassen Sie das Zusammentreffen Revue passieren und ergänzen Sie das Protokoll um Punkte, die eventuell vergessen wurden. Und fügen Sie noch die verteilten Aufgaben hinzu.

Mailen Sie die Zusammenfassung an alle, die am Meeting teilgenommen haben. Zudem an Kollegen, die nicht teilnehmen konnten. Und an Stakeholder und Vorgesetzte, die “in loop” gehalten werden möchten.

Fazit

Beenden Sie den Meeting-Frust! Machen Sie die Besprechungen zu einem effizienten und schnellen Austausch, mit dem alle Beteiligten zufrieden sind. Sie werden feststellen: Wenn Sie nur ein paar unserer Ratschläge umsetzen, haben Sie einen wichtigen Schritt gegen die Meeting-Unkultur unternommen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

Bilder: Adobe Stock, Hochschule Augsburg